Privacybeleid

1. Wie wij zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is Aetherpontis Solutions OÜ, een in Estland geregistreerde besloten vennootschap, registratiecode 17440370, statutair gevestigd aan Ahtri tn 12, 15551 Tallinn, Estland (“Aetherpontis”, “wij”, “ons”). U kunt ons bereiken via hello@aetherpontis.com of +36 30 508 0569.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en de Estse wet bescherming persoonsgegevens.

2. Wat we verzamelen en waarom

2.1 Wanneer u contact met ons opneemt of een gratis dag aanvraagt

Wanneer u het contactformulier, het softwareaanvraagformulier of de aanvraag voor de gratis dag verstuurt, verzamelen we wat u invoert: uw naam, zakelijke e-mail, bedrijf, telefoonnummer, land, de rol of taak waarvoor u hulp zoekt, uw gewenste startdatum, werktaal en uw bericht. We leggen ook vast vanaf welke pagina het formulier is verstuurd, de taal van de site die u gebruikte en, als u via een campagnelink kwam, de campagneparameters (UTM-waarden).

Doel: om u te antwoorden, een voorstel voor te bereiden, een assistent of engineer te koppelen en een gesprek in te plannen. Rechtsgrond: stappen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en, voor de aanvraag van de gratis dag, uw toestemming in het formulier (art. 6 lid 1 sub a). Bewaartermijn: zolang de aanvraag openstaat en daarna maximaal 24 maanden, tenzij er een overeenkomst volgt; dan worden de gegevens bij de overeenkomst bewaard.

2.2 Wanneer u een gesprek boekt

De knoppen “Plan een gesprek” openen onze boekingspagina in Google Agenda. Google verwerkt de gegevens die u daar invoert volgens het eigen privacybeleid. Wij ontvangen de gegevens van de afspraak die u heeft geboekt.

2.3 Wanneer u een cv instuurt of lid wordt van het talentnetwerk

Als u bij ons solliciteert of een cv instuurt, verwerken we de informatie daarin (naam, contactgegevens, ervaring, vaardigheden, opleiding, talen, foto indien bijgevoegd) om te beoordelen of en waar u past, om uw profiel op te bouwen en u aan klanten voor te stellen. We gebruiken geautomatiseerde hulpmiddelen om cv’s te lezen en de hierboven genoemde gegevens eruit te halen; elke beslissing over u wordt door een mens genomen. Rechtsgrond: stappen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en ons gerechtvaardigd belang bij het runnen van een talentnetwerk (art. 6 lid 1 sub f). Bewaartermijn: zolang u deel uitmaakt van het netwerk en 12 maanden nadat u het verlaat, tenzij u eerder vraagt uw profiel te verwijderen. We delen uw profiel met een potentiële klant alleen via een tijdelijk geldige link en alleen voor een specifieke plaatsing.

2.4 Wanneer u het klantportaal, vragenlijsten of leveringstools gebruikt

Klanten en hun medewerkers die een account krijgen, ontvangen een login (naam, e-mail, bedrijf). Antwoorden op vragenlijsten en leveringsgegevens worden verwerkt om de overeenkomst met die klant uit te voeren (art. 6 lid 1 sub b AVG) en worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst plus de termijn die de boekhoudwetgeving voorschrijft.

2.5 Websiteanalyse

We draaien onze eigen first-party-analyse om te zien welke pagina’s worden gelezen en welke formulieren worden gebruikt. Daarvoor slaan we een willekeurige bezoekers- en sessie-identificator op in uw browser (localStorage en sessionStorage, geen cookies) en leggen we paginaweergaven, scrolldiepte, klikken op knoppen, tijd op de pagina, uw schermbreedte, de verwijzende site, campagneparameters en het land afgeleid van uw IP-adres vast. Uw IP-adres wordt niet opgeslagen; het wordt vervangen door een gezouten hash die niet naar het adres kan worden teruggerekend. We gebruiken geen Google Analytics, advertentiepixels of tracking door derden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij inzicht in hoe de site wordt gebruikt (art. 6 lid 1 sub f AVG). Bewaartermijn: 24 maanden.

2.6 Technische logbestanden

Onze servers bewaren standaardlogbestanden (opgevraagde pagina, tijd, browser, gehashed IP-adres) voor beveiliging en probleemoplossing gedurende maximaal 30 dagen.

3. Cookies en lokale opslag

De openbare website plaatst geen trackingcookies. Ze gebruikt de opslag van de browser voor de analyse-identificatoren uit 2.5, om uw campagnebron te onthouden en om de gekozen taal te onthouden. Het beheerpaneel en het klantportaal plaatsen na het inloggen één sessiecookie, die strikt noodzakelijk is om het inloggen te laten werken.

4. Met wie we gegevens delen

• Hosting: onze servers worden geleverd door Hetzner Online GmbH in Duitsland (EU).
• E-mail: formulierinzendingen worden via onze e-mailprovider naar onze mailbox gestuurd.
• Boeking: Google LLC, voor de boekingspagina in de agenda (zie 2.2).
• Cv’s lezen: Anthropic PBC (de Claude API), dat in onze opdracht de tekst van een cv verwerkt om de in 2.3 genoemde gegevens eruit te halen en deze niet gebruikt om zijn modellen te trainen.
• Documentopslag: Google Workspace, waar cv’s worden opgeslagen die per e-mail of via gedeelde mappen binnenkomen.
• Klanten: het profiel van een kandidaat wordt alleen voor een specifieke plaatsing met een klant gedeeld, zoals beschreven in 2.3.
• Engineers en assistenten: de mensen die we bij u plaatsen ontvangen de informatie die ze nodig hebben om het werk te doen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wanneer een aanbieder buiten de EU/EER is gevestigd, berusten doorgiften op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

5. Uw rechten

U kunt ons vragen uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of te exporteren, de verwerking te beperken en bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Als de verwerking op toestemming berust, kunt u die op elk moment intrekken; dit doet geen afbreuk aan wat eerder is gedaan. Schrijf naar hello@aetherpontis.com; we antwoorden binnen een maand. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in Estland de gegevensbeschermingsautoriteit (Andmekaitse Inspektsioon, aki.ee), of bij de autoriteit in uw eigen land.

6. Beveiliging

Gegevens worden opgeslagen op servers in de EU, verzonden via versleutelde verbindingen (HTTPS) en zijn alleen toegankelijk voor de mensen die ze voor de bovenstaande doelen nodig hebben. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. Links naar gedeelde kandidaatprofielen verlopen.

7. Kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven en professionals. We verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

8. Wijzigingen

Wanneer onze gegevensverwerking verandert, passen we dit beleid aan en tonen we de datum van de nieuwste versie bovenaan deze pagina.